Sette consigli per realizzare con successo un evento di studio – Diritto 24 –

Gli eventi sono uno strumento straordinario di costruzione e consolidamento delle relazioni con i pubblici dello studio professionale, siano essi clienti, prospect, istituzioni, collaboratori o media. Con gli eventi ci si mette davvero in gioco e talvolta la paura di un eventuale flop supera la voglia di realizzare qualcosa che sì, ammettiamolo, richiede molto impegno ma che, allo stesso tempo se ben pianificato e gestito, è in grado di generare enormi benefici per l’attività.

Se il vostro intento, dunque, è quello di organizzare un evento, qualsiasi esso sia (workshop, seminario, convegno o anche solo il brindisi di Natale) cominciate con un’attenta pianificazione strategica: decidete il target o i target, il messaggio e gli obiettivi da raggiungere e misurare. Una volta definita la strategia passate alla fase operativa: le cose da progettare sono molte e molto del lavoro da gestire dipende dal tipo di evento che avete deciso di realizzare. Ecco alcuni suggerimenti che dovreste prendere in considerazione in ogni caso nell’organizzazione di un evento di studio:

Definite un budget. Fatelo sin dalla fase iniziale di progettazione: elencate tutte le voci di entrata e di uscita. Non è semplice prevedere a priori tutte le spese che andranno a sommarsi per l’organizzazione dell’evento ma è importante avere almeno una lista di ciò che è indispensabile. Predisponete già una cifra extra per varie ed eventuali, vi servirà sicuramente.

Aggiornate il database della vostra mailing list con largo anticipo: chiedete a tutti i professionisti dello studio di contribuire all’aggiornamento. E’ importante che tutti quelli che volete vedere in quell’occasione siano raggiunti dal vostro invito.

Invitate personalmente coloro che ritenete rilevanti per la vostra organizzazione e che sono il vero target del vostro evento. Una semplice telefonata può fare la differenza tra la partecipazione di queste persone all’iniziativa e il vostro “save the date” dimenticato sulla scrivania o peggio, nella casella dello spam.

Non è importante che il numero dei partecipanti all’evento sia elevato, è fondamentale invece che arrivino le persone giuste. Date priorità alla qualità degli ospiti.

Offrite indicazioni logistiche a quelli che hanno confermato la presenza all’evento: mappe, parcheggi, convenzioni con hotel e ristoranti sono informazioni sempre gradite e utili.

Create dei badge di riconoscimento da consegnare agli ospiti al loro arrivo e fateli indossare anche ai collaboratori di studio. In questo modo sarà più semplice per tutti interagire in maniera corretta e riconoscersi senza imbarazzi.

Il catering può essere letale: non scegliete il meno caro, scegliete il più buono. Associare il vostro evento a un boccone poco appetitoso non lascerà di voi un buon ricordo. Comunque andrà l’evento, un buon catering vi salverà.

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